Chciałbym dziś opisać Państwu specyfikę oraz różnice pomiędzy folderami, plikami i skrótami.
O ile rozróżnienie i funkcje folderów i plików nie stanowią dla Państwa tajemnicy, o tyle niestety z praktyki informatyka serwisanta wynika, że wielu użytkowników komputerów popełnia błedy związane z nie zwróceniem uwagi, że ma do czynienia nie z samym dokumentem, ale ze skrótem, a taka pomyłka przynosi w skutkach w najlepszym razie utrudnienia, a w najgorszym bardzo przykre konsekwencje.
Folder to struktura organizacyjna na dysku komputera, służąca do grupowania i przechowywania plików. Może zawierać zarówno inne foldery, jak i pliki. Główną funkcją folderów jest zapewnienie porządku i hierarchii w systemie plików. Umożliwiają one grupowanie plików o podobnej tematyce lub przeznaczeniu, co ułatwia odnalezienie konkretnych informacji.
Plik natomiast to pojedyncza jednostka informacji przechowywana na dysku komputera. Może to być dokument tekstowy, obraz, film, plik dźwiękowy lub inny rodzaj pliku. Pliki są przechowywane wewnątrz folderów, które tworzą hierarchię na dysku. Pliki mogą być edytowane, przenoszone, kopiowane, usuwane lub udostępniane innym użytkownikom.
Skrót to specjalny rodzaj pliku, który służy do szybkiego dostępu do określonego pliku lub folderu. Sam w sobie nie jest docelowym ani plikiem do którego prowadzi, ani folderem!
Skróty są tworzone na pulpicie, w menu startowym lub na pasku zadań i działają jako odnośniki do oryginalnych plików lub folderów. W przeciwieństwie do kopii oryginalnych plików, skróty zajmują bardzo mało miejsca na dysku. Przy kliknięciu na skrót, system operacyjny otwiera oryginalny plik lub folder, umożliwiając dostęp do jego zawartości.
Podsumowując, różnica pomiędzy folderami, plikami i skrótami polega na ich funkcji i roli w organizacji i zarządzaniu danymi na dysku komputera. Foldery służą do grupowania i przechowywania plików, pliki są jednostkami informacji, a skróty to odnośniki do plików lub folderów umożliwiające szybki dostęp do nich.
Pozwólcie Państwo, że podam Wam konkretne przykłady (z praktyki serwisanta), w jakich sytuacjach pomyłka skrótu z plikiem lub folderem przynosi negatywne skutki. O pomyłkę wbrew pozorom nie jest tak trudno, zwłaszcza w natłoku bieżących pilnych spraw do załatwienia „na już”. Jeśli przechowujecie Państwo większośc bieżących dokumentów na pulpicie (nagminne), a pulpit jest ich pełen, to tym bardziej można się spodziewać, że do problemów może dojść.
Spójrzcie Państwo na poniższy zrzut ekranu, który wygenerowałem na potrzeby uzmysłowienia Wam, jak podobne do siebie są dokument, kopia, skrót i kopia skrótu:
Drugi od lewej („Bardzo wazny dokument.docx„), to faktyczny dokument.
Pierwszy od lewej („Bardzo wazny dokument – kopia.docx„), to kopia dokumentu, którą tworzycie sobie Państwo najczęściej wówczas, jeśli chcecie przy tworzeniu nowego dokumentu wykorzystać treść dokumentu juz posiadanego (i bardzo dobrze, takie działanie to spore ułatwienie), ewentualnie po to, aby w dotychczasowym dokumencie wprowadzic poprawki, ale zachować sobie ten pierwotny. Poprawnie wykorzystujecie do tego menu dostępne spod prawego klawisza myszy wywołując polecenie „kopiuj”, a nastepnie „wklej”, przy czym w ten sposób wykonana kopia, to oczywiście niezależny dokument, którego modyfikacja lub usunięcie w żaden sposób nie wpłynie na ten pierwszy, oryginalny.
No dobrze, ale gdzie tu w tym, wszystkim ryzyko?
Zauważyliście Państwo z pewnością, jak podobne są do siebie te 4 ikony „dokumentów”. I zastanawiacie się, o co chodzi z tymi dwiema z prawej strony. O to właśnie chodzi, że te dwie ikony z prawej strony, to nie dokumenty, ale jedynie odwołania do faktycznych dokumentów, po kliknieciu których istotnie otworzy się dokument do którego takie odwołanie się odnosi.
Jeśli więc klikniecie Państwo na skrót „Bardzo wazny dokument.docx — skrót — kopia„, to otworzy się „Bardzo wazny dokument — kopia.docx” – to zrozumiałe. Podobnie jak zrozumiałym jest, że po kliknięciu na „Bardzo wazny dokument.docx — skrót” otworzy się „Bardzo wazny dokument.docx”.
„Ale skąd wziął się skrót??? Ja chciałam/em zrobić kopię dokumentu…”
O taka pomyłkę wcale nie jest trudno. Zobaczcie Państwo, jak blisko siebie w menu znajduje się polecenie „kopiuj” i „utwórz skrót”:
Wystarczy chwila nieuwagi, aby zamiast drugiego dokumentu, powstał bardzo podobnie wyglądający skrót, który będzie jedynie wskazaniem, a nie dokumentem.
A teraz czas na problemy i „nieszczęścia”:
Wysyłka mailem skrótu, zamiast dokumentu.
To utrudnienie, które spowoduje, że bedziemy musieli wysłać jeszcze raz, tym razem faktyczny dokument, „a czas leci …”
Prawidłowo, do emaila należy załączyć dokument. Wówczas to dokument otrzyma nasz odbiorca korespondencji i bedzie mógł z niego skorzystać.
Natomiast jeśli przez nieuwagę zamiast dokumentu, wyślemy naszemu odbiorcy korespondencji skrót, to odbiorca przy próbie jego otwarcia otrzyma komunikat błędu, gdyż jego komputer otrzyma polecenie otwarcia dokumentu, którego tak naprawdę u niego nie ma w miejscu wskazanym przez skrót, bo dokument jest u Was na komputerze.
Edycja skrótu zamiast kopii dokumentu – zniszczenie dokumentu pierwotnego.
To niestety bardzo częsty błąd, praktycznie nieodwracalny w skutkach.
Często potrzebujecie Państwo stworzyć drugi dokument i chcecie ułatwić sobie sprawę, kopiując pierwszy z dokumentów (chociażby po to, aby wykorzystać cały nagłówek i układ pisma). Niestety, jak dowodzi praktyka serwisowa, użytkownik kopując dokument i zmieniając jego nazwę, tak naprawdę popełnia błąd tworząc skrót (nie kopię dokumentu!) i zmienia nazwę skrótu.
Na poniższym zrzucie ekranu pokazałem właśnie taki przykład, w którym użytkownik zamiast stworzyć kopię dokumentu „Bardzo wazny dokument.docx„, omyłkowo stworzył skrót i zmienił jego (skrótu) nazwę na „Pismo do Prezydenta Miasta.docx — skrót„.
Edycja i zapisanie „nowego” dokumentu „Pismo do Prezydenta Miasta” będzie przykra w skutkach, gdyż jak Państwo widzicie użytkownik tak naprawdę zmieni treść dokumentu do którego skrót się odnosi, czyli „Bardzo wazny dokument„, niszcząc tym samym jego pierwotną treść.
Zrobiłem/am porządki i zginęły mi dokumenty…
Jak się Państwo domyślacie z powyższego przykładu, posiadając wiele powielonych plików/dokumentów, ale także skrótów do nich, przy robieniu porządków poprzez kasowanie dokumentów zbędnych (jak by się z pozoru wydawało) – bardzo łatwo o nieszczęście wykasowania sobie plików/dokumentów istotnych, a pozostawienie bezużytecznych w zaistniałej sytuacji skrótów.
Tutaj, przy większej ilości plików, kopii i skrótów mnogość wariantów możliwości popełnienia błędów jest niezliczona, jednak należy sobie uzmysłowić podstawową zasadę, która musi nam przyświecać przy wszeliego typu pracach porzadkowych związanych z przenoszeniem dokumentów, czy ich kasowaniem – kasując skróty nie usuwamy faktycznych dokumentów, ale kasując dokumenty stracimy je.
Możliwości popełniania błędów i konsekwencje opisywałem na bazie operacji dokonywanych na dokumentach, ale jak sie Państwo domyślacie – to samo dotyczy folderów właczając w to całą ich zawartość. Działając na skrócie do folderu zamiast na jego kopii możecie sobie „narobić bigosu” podobnie jak przy dokumentach.
Mam nadzieję, że uzbrojeni w powyższą wiedzę i z zachowaniem staranniejszej uwagi przy czynnościach związanych z zarzadzaniem dokumentami w Państwa komputerach nie doświadczycie więcej stresu wywołanego przez problemy z „ginacymi” dokumentami lub ich wersjami.